情報の5Sとデータベース

必要な人に必要な情報を必要なタイミングで届ける。情報の整理、整頓は5Sの基本です。多くのお客様、名刺交換したことのある人、協力会社の人、商談中の人・・・・・・様々な人に適切な情報を必要なタイミングに届けるのは大変なことです。

不必要な情報を送らない

顧客データベースを整備することはその第一歩です。嫌がる人にメールやFAXを送り続けることは論外です。そして、同じ内容のメールやFAXが複数同時に届くこともデータベースが整備できてないと起こり得ます。見込み客向けの情報や協力会社向けの情報、そして顧客向けの情報も分けて送ったほうが良い場合があります。人によって興味のあるテーマは違います。それぞれの人にふさわしい情報を送るためにデータベースは役に立ちます。

設備機器の定期メンテナンス
生産中止品の後継機種
新製品の発売記念キャンペーン
展示会出展
地域限定のイベント
新規購入者限定の特典
販売代理店様限定の特典・・・・・

これらの情報をデータベースに登録するすべての人に一緒に送ってはデメリットのほうが大きくなりかねません。さらに登録者の興味・関心のあることが分かれば、関連のある情報のみ適切に送ることだってできます。

展示会来場者
Webサイトから資料請求した人
VIPユーザー
休眠顧客
名刺交換したことのある人
イベント参加者

これらの情報をデータベースで一元管理して一括管理することが不適切な情報を間違って送らないための第一歩です。顧客情報をイベントや営業マンごとにバラバラに管理するとなかなかフォローアップの精度も上がらず顧客満足にもつながりません。一度でも何らかのご縁があった人へのコミュニケーションは不特定多数への宣伝よりも優先すべきだし、神経を使うべきです。データベースの一元化。そして名寄せ。まずそこから始めたらいいと思います。

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