作業スピードを上げても「忙しい！」は解決しない

おはようございます。
２月が近づいてきましたね。年明けから徹底的に仕事の見直しを行い無駄な時間を無くしてます。驚くほど大切な時間を無駄にしており、びっくりしてます。休日を休むという当たり前のことができ、それでも業務に支障をきたすことなく、これまで後回しにした重要だけど緊急性のない課題に取り組めるようになりました。

業務に使った時間を漏れなくメモする

時間短縮も「現状認識」が大切です。何にどのくらいの時間を使ってるのか？メモをとるようにしました。些細なことでも内容と所要時間をメモするのです。私の場合は２週間メモするだけで自然と意味の少ない仕事を止め、重要な仕事を残すようになりました。毎日メモするだけで無駄が目につくのです。

メモの手順

１日のタスクを最初に書き出します。そして、かかった時間を記録するのです。基本はこれだけ。そしてタスクの合間に割り込む連絡や用件も記録します。電話対応の回数やメール確認回数も記録します。（電話とメールは面倒なので回数のみチェックしました）

段取り替え

午前の仕事がひと段落ついたら、午後の予定を確認し段取り替えの必要があればスケジュールを組み直します。時間のかかる仕事が舞い込む時は先々のスケジュールも見直し段取りを見直します。これだけです。ポイントは時間がないからと、いきなり作業に入らないことです。

重要だが緊急性のない課題に取り組む

時間短縮を行ない余裕ができたら、その時間でこれまで後回しにした重要だけど緊急性のない課題に取り組みます。こういう課題は完成するまでに多くの時間がかかるものが多く通常業務を抱え込んでは手をつけることすらできないものです。内容が多岐にわたるケースが多いので手をつける前に細分化してます。大きな塊だと手が付けられないのです。

まとめ

忙しい状況はいい状態ではありません。忙しくなると作業スピードを上げ仕事をこなす方向に行きがちです。しかし、それでは問題の根本解決にはなりません。まずは時間を作り、後回しにしがちな問題に取り組みます。個々の問題にいきなりとりくまず、そこからもうひと掘りして共通する根本原因を見つけることが先決。それから問題解決に取り組んでいます。

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