プロジェクトを推進させる議事録の書き方

おはようございます。
サイトリニューアルやWebサイト運用の記録は残しておかないと、なぜそのような改善を行ったのか？改善効果はどの程度あったのか？当事者にしかノウハウが溜まりません。成功だけでなく、失敗の共有も記録があると当事者以外にも経験が共有されます。プロジェクトを推進させ、ノウハウをプロジェクトメンバーやクライアントと共有するため議事録は欠かせないツールです。

24時間以内に共有

議事録の共有は24時間以内に行うことが大切です。議事録共有のタイミングと方法を決めることで次のアクションが速く確実になっていくのです。そして何よりも時間だけ使って何となくウヤムヤにしてしまう最悪の事態をさける第一歩なのです。だらだらと続く会議と進まないプロジェクト。ナアナアにならないようケジメをつけることが目的です。そのための24時間ルールなのです。クライアントとの大切な打合せの議事録はプロジェクトの進行管理の役に立つので、自分で書くように決めています。

フォーマットはシンプルに

議事録を書くことが負担になるようでは本末転倒なので、フォーマットはシンプルにしています。一般的には日時や場所も明記するものですが、私は省略しています。（24時間以内に議事録を共有することをルール化しているので日時は不要で場所も記入しなくても分からなくなることがないからです。）議事録の項目は4項目。このくらいシンプルだからこそ24時間以内の共有が負担にならないのです。

会議名

プロジェクト内容を簡潔に表現します。議事録の共有をメールで行うことにしているので、メールのタイトルは「プロジェクト名＋日時」にしておくとあとで探しやすく便利です。

参加者

参加メンバーは忘れずに明記します。プロジェクトメンバー全員にメールを送るのが基本です。そのミーティングに参加できなかった人にも議事録共有を忘れないように注意しましょう。

議題

何を話し合うためのミーティングなのか？話が脱線しないで生産性の高いミーティングにするために事前の摺合せが重要です。あとで議事録を確認すれば何のためにメンバーが集まり話し合いを行ったか？明確にするために重要です。

決定事項

話し合いの結果、「誰が」「いつまでに」「何を」「どのように行う」のか？アクションにつながるように決定事項を書きます。決定事項が少なく保留事項ばかりにならないよう議事録で見える化しなければ、締め切りが蜃気楼のように先伸ばしされてしまいます。そして、プロジェクトリーダーが責任を持って全体の進捗を管理しなくてはなりません。

補足資料

議事録の基本は「会議名」「参加者」「議題」「決定事項」の4項目ですが、話し合いで使った資料や参加者の主だった発言内容も記入するとより、資料としての価値が高まるので負担にならない範囲で記入するといいと思います。

まとめ

議事録は面倒な雑務と人に押し付けていませんか？プロジェクトを推進させ、ノウハウをプロジェクトメンバーやクライアントと共有するため議事録は欠かせないツールです。ナアナアや先延ばしを防ぐ議事録の書き方は意外と簡単です。

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