トヨタの片づけをマネて3年目を迎えます

おはようございます。
今年も残り半月を切りました。1年の振り返りをしているのですが、改めて整理整頓の大切さを感じています。本当に仕事が早く片付くようになったのです。2013年の1月から始めて2年。それでも5S活動といえるレベルではないのです。「トヨタの片づけ」の初めに書かれている4つのチェック項目がぎりぎり出来るかどうかのレベルなのです。4つのチェック項目とは・・・

必要な書類を探すのに10秒以上かかる
1週間以上使っていない文房具がある
引き出しの一番奥にあるモノが何かを即答できない
デスクの上にありながら、１ヶ月以上触れていない書類がある

これらがようやく出来るようになってきたところです。2年間取り組み、ようやく整理・整頓の大切さを感じ始めたレベルです。まだまだ5S活動の奥深さを理解するには時間がかかりそうです。改めて「トヨタの片づけ」を読み返し、整理整頓を徹底したいと思います。

書類の保管期間の見直し

「いつか使うかもしれない」「必要になったときないと困るから・・・」そういった心理が働き不必要な書類がまだあります。パソコンにデータが残っているものはバックアップさえ取っていれば書類を残しておく必要はありません。予備で補完しているクライアントへの納品物もこれまで保管期間を決めていませんでした。これを機にルールを決めようと思います。保管期間を決めている書類も、本当にその保管期間でいいのか？再検討しようと思います。

本は処分する期限を決める

これはまだ全くできていません。とてもハードルが高いことですが、ビジネス書に限ってはルールを決めようと思います。本棚を新たに買うことは止めようと思います。そして、少しずつ本棚減らしていこうと思います。購入して半年たったら１回目の処分する。そして、１年たったらもう一度処分する。読み返さないものは処分してもいいはずです。

清掃時間を業務に組み込む

デスクまわりの掃除も思いついたときに行うだけで習慣にはなっていません。毎日時間を決め、きれいな状態を保とうと思います。そして掃除道具も用意しておこうと思います。「清掃は点検なり」という言葉を自分のものにしたいのです。常に身の回りをきれいにすることで「提出忘れ」や「未処理のままの仕事など”うっかりミス”を未然に防げるからです。

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