ミーティングを意味のあるものに変えるちょっとしたコツ | 製造業のWebマーケティング | 宮本 栄治
2015年6月10日水曜日

ミーティングを意味のあるものに変えるちょっとしたコツ

おはようございます。
来週のミーティングの資料を作るのに手間取っています。あと1週間あるのでなんとか間に合うでしょう。しかし、ひとりで頑張っても成果はたかが知れているのです。だから資料作りよりも議題とゴールを決め、参加者全員で共有することの方が重要です。そしてリマインドメールを適切なタイミングで送ることがミーティングの質を高めます。この基本を守るようになって随分ミーティングのアウトプットの質が良くなったように思います。


ミーティングを意味のあるものに変えるちょっとしたコツ


議題とゴールを共有する

営業会議や報告会、QCサークルなど様々なミーティングが企業では行われています。目的を持って色んな立場の人が集まり、時間を割いて行うミーティングです。何のためのミーティングか?何を話し合うために集まるのか?そして何を決めるのか?あやふやなまま参加する人がいてはなりません。議題とゴールを明確にすることがミーティングを行う最低限のルールです。「とりあえず打合せでもする?」・・・ミーティングはビールではありません。なんとなく人を集めてだらだらその時のノリで思いつくまま話し合っても生産性は悪いのです。

事前準備は必ず行う

議題とゴールを共有したら、それぞれの立場で議題について考えておく必要があります。ミーティングの議題とゴール、そしてその背景。それらを自分の立場から考えておくのです。主催者はリマインドメールを送り、参加者の意識を高め、事前準備を促します。事前に「誰が」「何を」用意しておくか明確に指示することが大切です。事前準備の内容により適切なタイミングでリマインドメールを送ります。私は2日前~1週間前くらいに送るようにしています。「今日のミーティングなに話し合うんだったっけ?」・・・傍観者をゼロにするために事前準備を徹底します。

議事録を残し実行に移す

議事録共有のタイミングと方法はルールを決めます。私は24時間以内に参加者全員にメールするというルールを決め実行しています。そうすることで次のアクションが速く確実になっていくのです。そして何よりも時間だけ使って何となくウヤムヤにしてしまう最悪の事態をさける第一歩なのです。話し合いの結果、「誰が」「いつまでに」「何を」「どのように行う」のか?アクションにつながるように決定事項を書きます。決定事項が少なく保留事項ばかりにならないよう議事録で見える化しなければ、締め切りが蜃気楼のように先伸ばしされてしまいます。そして次回ミーティングの議題は進捗状況の確認と新たな課題への対応が話し合われるように段取ります。

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