ミーティングでやりがちな初歩的なミス

おはようございます。
このところ毎日、早く仕事を切り上げています。疲れを溜めずに早くに仕事を終わらせ次の日に備える。その繰り返しです。たまに会社に電話を頂くことがあったのですが、最近ではほとんどのクライアントが夕方は不在であることをご存知のようです。それを認めてもらえているのは本当にありがたいことです。話は変わりますが、昨日ミーティングで失敗をしてしまいました。それは・・・

アイデアはすぐ逃げる

昨日ミーティング中にいいアイデアを思いついたのです。ちょっとしたことがヒントになってアイデアが浮かんだのです。「これはあのクライアントに使えそうだ！」いいアイデアだったはずなのに・・・メモを取らなかったのが失敗です。ミーティングでは無意識のうちに他のことも考えていることがあります。あるクライアントの課題解決に知恵を絞っているのに、なぜか別の会社に役立つアイデアを思いついたり、ブログのネタが浮かんだり・・・。そして、本筋に意識が戻り、話し合っているうちに・・・「なんだっけ？」と忘れてしまうことがあるのです。そうですアイデアは不意に浮かぶことが多く、そのまま放っておくと消えてしまうのです。

言っただけではウヤムヤになりやすい

そして、忘れてしまうのはアイデアだけではありません。ミーティングで決まったはずのことがらも、時間がたつとウヤムヤになり、御座なりになりがちです。関係者を集めて時間をかけて話し合い決めたことが何となくウヤムヤにされてしまう。それがプロジェクト全体の習慣になるのが怖いのです。だからミーティングでは議事録を取り24時間以内に共有しています。そして、次のミーティングでは前回の議事録を読み返し、PDCAを繰り返しています。時系列で議事録を読み返すと同じことの繰り返しがはっきりします。いつまでも同じ繰り返しのものをウヤムヤにしないために議事録はすごく役立ちます。そして提案書や報告書に過去の議事録から文章を抜粋するだけで資料の正当性・説得力は上がります。複数のメンバーで正式に話し合われたことが土台になっていることが示せるから反論の余地がなくなるのです。そうして決まった新しい取り組みは簡単にスルー出来るものではありません。仮になかなかうまく実行できなくとも、その本当の原因を探りだし、解決方法を考え実行し検証するものです。そしてその結果を改めて議事録に残す。そうすることで改善が進みメンバー全員でノウハウを共有することができます。

まとめ

メモ用紙を忘れるという初歩的な失敗をしました。大切に使っている手帳しか手元になく、汚い字でメモを取るのを躊躇したのです。「これくらいなら忘れないだろう」とついメモしなかったのです。気楽に書き殴りのメモが取れるようにしなかったのが失敗でした。ミーティングにメモ用紙は必須ですね。

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