仕事のスピードを上げる毎日の5分の習慣 | 製造業のWebマーケティング | 宮本 栄治
2015年8月20日木曜日

仕事のスピードを上げる毎日の5分の習慣

おはようございます。
昨日クライアントから「宮本さんもしかしてうちしかクライアントいないんじゃない?」「いつでも異常にレスポンスが速いから不思議に思っていたんですよ。」って言われてしまいました(笑)。そして夕方になるともういない・・・どうなっているんだろう???とても不思議に思われていたようです。良く考えてみると似たようなことを他のクライアントにも言われたことがありました。しかし、昔はそうでもなかったのです。レスポンスは遅くはありませんでしたが、驚かれるほど早くはありませんでした。そして夜もしっかり?働いていました。2年前から始めた5S活動が利いていることは間違いありませんが、それともう一つとても簡単なことを実践しているのがスピードアップの原因です。



仕事のスピードを上げる毎日の5分の習慣

何にどのくらい時間を使ったか記録する

目の前のタスクに追われていると、過去の仕事を振り返る時間が取れないものです。緊急の対応が必要なものは優先しなければいけませんが、常時そういう状態が続くようでは健全とはいえません。以前の私がそうでした。このブログにもその当時のことをほんの少し書いたもののあります。
いつも忙しいって何か変?
今年も残り2週間となりました。年内にしなければならないことが山積みです。うまく優先順位をつけ段取りを組まなくてはなりません。もっと余裕を持ってスケジュールを立てる必要がありそうです。

抱え込まずに標準化
標準化できることを勘と経験に頼り過ぎたようです。そのため仕事を自分で抱え込んだのです。仕事を必要以上に抱え込まないために仕事の自動化と業務の分担が必要です。そのためには仕事の標準化が必要です。そして基準値を用意できれば他の人に仕事を任せることも可能です。アクセス解析でも異常値を自動で知るために基準値が必要です。同じように基準値を作れる仕事を見つけなくてはなりません。セミナー運営も同様です。リスティングも同じです。そうすることで仕事をほかの人に任せたり、自動化することができます。そして標準化できない部分は丁寧に対応したいと思います。要するに仕事の仕分けがまだ甘いのです。忙しくなったおかげで仕事の問題に気付くことができました。この機会を逃さず改善します。今の2倍の仕事でも余裕を持つには何をすべきか?せっかくなので並行して考えたいと思います。いつも忙しいのは良いことではありません。やはりどこか仕事の進め方がおかしいのだと思います。
どんなに忙しくても、いや忙しい状態が続いているからこそ時間を取ってじっくり仕事を振り返る必要があるのだと思います。(2012年12月17日製造業のWebマーケティングより)

忙しすぎる状態を何とかするなら、現状把握が重要です。そのときはシンプルですが、毎日何にどのくらい時間を使ったかメモすることがお勧めです。


時間予定
8:00出社
8:10-8:20スケジュール確認
8:20-8:30メールチェック
8:30-8:40スケジュール調整
8:30-9:00メールへの返信、業務連絡
9:30外出
10:00-11:30クライアントとの打ち合わせ

こんな感じで毎日何にどのくらいの時間を使ったかを記録するのです。1週間も続ければ何に時間を取られているのか、無駄がどこにあるかが明確になります。「とにかく忙しい」「時間が取られても仕方がないものばかり」こんな風に思っていたのがウソのように無駄・ムラ・無理が見えてきます。そして比較的簡単に対応できるものも少なくないものです。

スケジュール確認と5分の振り返り

そして毎日時間メモを取るのに合わせ、その日のスケジュール確認と仕事終わりに5分でいいので簡単にその日の仕事を振り返るのがお勧めです。朝一番でその日のスケジュールを確認し、メールをチェックし段取ります。そして1日の終わりに5分程度でいいので簡単に仕事の振り返りを行うことを続けるとびっくりするくらい無駄が省け、仕事に余裕が出てくるようになりました。(今になって思うと無駄なことばかりやっていたということがよく分かります。)たったこれだけのことで忙しさから解放されたのです。いまでは完全に毎日の習慣になっています。

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