作業スピードを上げてもタスクの大渋滞は解消しない | 製造業のWebマーケティング | 宮本 栄治
2015年8月28日金曜日

作業スピードを上げてもタスクの大渋滞は解消しない

おはようございます。
今週もあっという間に金曜日。やり残しのないようしっかり働こうと思います。9月になると展示会などイベントも多くマーケティング担当者にとって多忙な季節です。必要以上に負担が大きくならないよう重要度の高いものに絞った提案が必要ですね。

こういう忙しい時は長時間労働と作業スピードをアップで凌ぎがち。でも、急いだ割に状況は大して変わらないことが多いもの。そして、焦りが招いたミスで返ってさらに状況が悪くなるなんてこともよくあるものです。作業スピードを上げてもタスクの大渋滞は解消しません。

効果があるのは・・・意外な2つ。


作業スピードを上げてもタスクの大渋滞は解消しない

作業スピードでタスクをさばいても効果は薄い

以前はタスクが溜まっているのが常態化していました。タスクを減らさなくてはならないというプレッシャーが大きく、冷静にタスクを評価する余裕がなかったように思います。作業スピードを上げてタスクをこなすマシンのような仕事の毎日。そして細切れ時間を活用して少しでも仕事をこなす・・・しかし焼け石に水だったのです。

ちょっとしたミスで起こる手戻り・・・
時間がない時に限って資料が出てこない・・・

こんなちょっとしたことで小さな努力が水の泡・・・さらに気持ちが焦る悪循環でした。

整理整頓と段取りが効果的

今ではずいぶんゆとりを持ってタスクをこなせるようになってきました。何が変わったのか気になったので段取り帳を見返してみました。段取り帳に重要なものからルーティン作業まで毎日タスクを記録しているのです。

いつの間にか気がつくと1年前に比べタスクが半分くらいになっています。毎日5分の段取り習慣によって何となく続けている無駄な作業、労力の割に見返りの少ない仕事、他の人に依頼できるタスク(他の人との仕事の重複)を無くしていったのです。

段取り帳を記録するようになったのは「トヨタの片づけ」を読んで5S活動を始めたことがきっかけでした。段取りの組み直しをこまめに行うようにしたところ、気持ちにゆとりができ無駄に気がつけるようになり、さらに落ち着いて無駄をそぎ落とせるようになっていったのです。

ブログを読み返すと当時のことが思い出されます。

まずは、机の上に物を置くことを止めました。厳密にいうと電話だけはあります。業務に使うとき以外は決められた場所に置くようにしました。パソコンも使わないときは引き出しに仕舞ってます。
1年以上使ってないものはすべて廃棄しました。名刺もそうです。他の人が持つ資料も必要な時に取りに行くようにし、コピーを自分で持つことを止めるようにします。業務上の効果はすぐに出るとは思いませんが、机に物が何もないので、新聞が読みやすくなりました。5S活動をしようと思ったのはトヨタの片づけを読んだのがきっかけです。本を読んだだけでは勿体ないので、実践しようと思ったからです。まずやってみること。そして続けることだと思います。時々、経過をこのブログで報告します。(2013年1月13日製造業のWebマーケティングより引用)
最近は以前ほど片づけに真剣に取り組んでいませんが、それでも何度もトヨタの片づけを読み返し、気が付いたことは実践することを続けてきました。まだまだ「できるようになった」「わかった」とは言えません。しかし、継続したことでタスクの大渋滞はずいぶん緩和されました。

こうやって振り返ってみると「整理整頓」と「段取り」という基本に返ることの大切さに気が付きます。なのに・・・このところ少し整理整頓がいい加減しているかもしれません。過去のブログを読み返すと出来ていないこと言いっ放しになっていることに気がつきハッとさせられます。

もう一度初心に戻り「トヨタの片づけ」をもう一度読み返してみます。そして、できたつもりになっていること、目をつぶっていることをそのままにせず、あるべき姿に近づきたいと思います。

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