議事録が面倒と思ったらプロジェクトは赤信号 | 製造業のWebマーケティング | 宮本 栄治
2015年9月4日金曜日

議事録が面倒と思ったらプロジェクトは赤信号

おはようございます。
日報や議事録を時系列で読み返すと仕事計画通りに進まないことを突きつけられることがあります。これが本当に大切な習慣となっています。

決まったことがいつの間にか自然消滅していたり、実行されたかも分からなかったり、状況が変わり不要になったことがなぜか続けられていたり・・・そういうことが見つかるのです。

なぜ時間がたつと元に戻ってしまうのか?
なぜアイデアが実行されることがないのか?
どうしたら失敗がなくなるのか?

こういったことを考え原因を探り手を打つのに、過去の記録は欠かせません。


議事録が面倒と思ったらプロジェクトは赤信号


口頭でのやりとりは検証できない

記憶に頼るとどうしても印象や感情に流されがち。不都合な事実を見落としたり、過小評価したり、都合よく解釈しがちです。口頭によるやり取りは便利ですが、それだけに頼ると記憶があいまいになり、解釈にも個人差が生まれ認識のずれの原因になります。

少人数の打ち合わせであっても認識のずれ立場の違いはあるものです。大きなプロジェクトならなおさら一丸となることすら難しいもの。さらに検証をするとなると・・・それぞれの思惑もあってうやむやになってしまいがちです。

口頭でのやり取りだけで進むプロジェクトが検証されることは100%ありません。

小さな会社こそ議事録を活用すべき

「プロジェクトなんて大手企業の話だろ」そんなツッコミが入りそうですね(笑)。でも2人以上で進める仕事はすべてプロジェクトではないでしょうか。社内だけあっても外部の協力会社が含まれていても立場の違う複数の人で仕事を進めることに違いはありません。

中小製造業のマーケティングの現場で議事録を残し共有されることはほとんどありません。長いこと製造業のマーケティングに携わっていますが、クライアントから議事録やミーティング内容のメモを共有された経験はありません。それぞれがメモを取り持ち帰って実行するというのがほとんどです。

なので進捗状況が共有されることもありません。まして結果が共有され検証されることもないのです。それでは好き嫌いや印象の強さがミーティングを支配します。だから私はプロジェクトミーティングの議事録は24時間以内にメンバーに共有しています。

議事録は賛否両論。言った言わないがなくなり、プロジェクトの進捗状況とボトルネックがよく見えるようになったというお言葉をいただけたり、反対に議事録で自分のタスクが公開されるのでプレッシャーを感じるとこぼされる担当者もいらっしゃいます。

しかし、情報を公開することでプロジェクトに緊張感が生まれナアナアがなくなり、結果を検証し共有することが義務づけられるのです。

まとめ

中小製造業のマーケティングの現場では議事録を残す会社は少数派。この議事録を有効活用すれば差別化に貢献します。そして提案したことを最後まで責任を持って見守り、結果を検証しクライアントのノウハウにしていくこともコンサルティングの重要な仕事です。

議事録を上手く活用すればプロジェクトの大きな武器になります。面倒くさいものと思われがちな議事録。もしそう感じているならそれはあなたが議事録を使いこなしていないからかもしれません。

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