議事録が面倒と思ったらプロジェクトは赤信号

おはようございます。
日報や議事録を時系列で読み返すと仕事計画通りに進まないことを突きつけられることがあります。これが本当に大切な習慣となっています。決まったことがいつの間にか自然消滅していたり、実行されたかも分からなかったり、状況が変わり不要になったことがなぜか続けられていたり・・・そういうことが見つかるのです。

なぜ時間がたつと元に戻ってしまうのか？
なぜアイデアが実行されることがないのか？
どうしたら失敗がなくなるのか？

こういったことを考え原因を探り手を打つのに、過去の記録は欠かせません。

口頭でのやりとりは検証できない

記憶に頼るとどうしても印象や感情に流されがち。不都合な事実を見落としたり、過小評価したり、都合よく解釈しがちです。口頭によるやり取りは便利ですが、それだけに頼ると記憶があいまいになり、解釈にも個人差が生まれ認識のずれの原因になります。少人数の打ち合わせであっても認識のずれ立場の違いはあるものです。大きなプロジェクトならなおさら一丸となることすら難しいもの。さらに検証をするとなると・・・それぞれの思惑もあってうやむやになってしまいがちです。口頭でのやり取りだけで進むプロジェクトが検証されることは100％ありません。

小さな会社こそ議事録を活用すべき

「プロジェクトなんて大手企業の話だろ」そんなツッコミが入りそうですね（笑）。でも2人以上で進める仕事はすべてプロジェクトではないでしょうか。社内だけあっても外部の協力会社が含まれていても立場の違う複数の人で仕事を進めることに違いはありません。中小製造業のマーケティングの現場で議事録を残し共有されることはほとんどありません。長いこと製造業のマーケティングに携わっていますが、クライアントから議事録やミーティング内容のメモを共有された経験はありません。それぞれがメモを取り持ち帰って実行するというのがほとんどです。なので進捗状況が共有されることもありません。まして結果が共有され検証されることもないのです。それでは好き嫌いや印象の強さがミーティングを支配します。だから私はプロジェクトミーティングの議事録は24時間以内にメンバーに共有しています。議事録は賛否両論。言った言わないがなくなり、プロジェクトの進捗状況とボトルネックがよく見えるようになったというお言葉をいただけたり、反対に議事録で自分のタスクが公開されるのでプレッシャーを感じるとこぼされる担当者もいらっしゃいます。しかし、情報を公開することでプロジェクトに緊張感が生まれナアナアがなくなり、結果を検証し共有することが義務づけられるのです。

まとめ

中小製造業のマーケティングの現場では議事録を残す会社は少数派。この議事録を有効活用すれば差別化に貢献します。そして提案したことを最後まで責任を持って見守り、結果を検証しクライアントのノウハウにしていくこともコンサルティングの重要な仕事です。議事録を上手く活用すればプロジェクトの大きな武器になります。面倒くさいものと思われがちな議事録。もしそう感じているならそれはあなたが議事録を使いこなしていないからかもしれません。

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欠点をあげつらうことなく、臭いものに蓋することなく

おはようございます。自社サイトって意外と見ていない人が多いもの。日ごろ仕事をしていて感じることです。だから、不具合や古い情報を垂れ流しのままにしているサイトがなくならないのかもしれません。ユーザー目線は難しいだから、自社サイトをじっくり見れば問題に気がつき成果が上がる・・・そんなこともありません。どうしても主観的なチェックになりがちで問題を見逃すことがでてくるもの。そして問題をみつけても改善方法がわからない・・・。問題が多すぎてどこから手を付けるべきかわからない・・・。そういう時に声がかかることが多いように思います。よく”ユーザー目線で見ることが大切”といわれていますが、これがなかなか難しい。だから、お声がかかったときはクライアントの代わりにチェックするのが自分の役割だと思っています。ユーザーになりきるなんてできないのです。思い入れのある製品・技術、そして改善活動の積み重ね・・・多くの経験と苦労が客観視することを邪魔します。それができるならWebサイトでも成果は出せるはず。というよりもユーザー目線になれるなら製品開発も営業も大抵うまくいく。分かっているけどできないことの典型なのです。だからクライアントに「ユーザー目線で自社サイトを見なきゃダメ。」とは言いません。私にできることはユーザー目線は難しいけど、事情を知らない第三者として素直にサイトを見ることです。感じたことをそのままお伝えしない自社サイトをユーザー目線で客観的に見ることが難しいから第三者の意見が求められるのです。大人の事情を知らない・気にしない。それもユーザー目線に近づくための必要条件のひとつ。製品に対する思い入れや愛情もユーザー目線には不要です。固定観念や思い入れは邪魔になるだけ。見たまま、感じたまま、そして、アクセスデータから客観的な事実を抽出する。でも、感じたことをそのままお伝えすることはしないんです。感じたこと・気がついたことを忘れないように整理しながらどう伝えたら改善行動につながりやすいのか？また、悪い指摘ばかりして、感情的な拒絶をされ建設的な話ができなくならないように細心の注意をしています。長所を見つけ伸ばしていく基本的には悪い指摘だけで終わらせない。クライアントの良さが伝わる具体的な改善案を合わせてお伝えする。そして、悪い面だけなくクライアントが気...

必要な人に必要な情報を必要なタイミングで届ける

おはようございます。生産財業界では検討から採用までに時間がかかることが多いため、思わぬタイミングで案件が重なることがしばしばあります。いい時も悪い時も種をまき続けるからこそ、ブレークする時が生まれるのだと思います。2012年、2013年にご提案していた案件が立て続けに動き出しています。景気回復しているのか、たまたまなのか？分かりませんが動き続けている結果だと思います。今日は情報の5Sについて考えます。シンプルだが奥深い情報の5S 職場環境の改善に不可欠な5S活動。製造業では知らない人がいないほど有名なスローガンです。【整理】【整頓】【清掃】【清潔】【しつけ】とてもシンプルですが奥深いものでいくら努力しても完成ということはありません。マーケティング活動にも5S活動は【情報の5S活動】として応用できます。情報の5S活動整理・・・「いる情報」と「いらない情報」を分け「いらない情報」は捨てる整頓・・・「必要な情報」を「必要な人」に「必要なタイミング」で渡す清掃・・・わかりやすく情報をまとめる。日常的に情報を更新する清潔・・・整理・整頓・清掃の状態を維持するしつけ・・・整理・整頓・清掃についてのルールを守らせる情報の5S活動もシンプルですが、実践を続け改善を続け理想に近づけても完成ということがない奥深いものです。5Sのなかでも特に「必要な人に必要な情報を必要なタイミングで届ける。」情報の整頓はマーケティング活動のキモです。しかし、実際には多くのお客様、名刺交換したことのある人、協力会社の人、商談中の人・・・・・・様々な人に適切な情報を必要なタイミングに届けるのは大変なことです。完璧にそれをこなすことは困難です。すこしでも理想に近づけるためにデータベースとWebサイトは役立ちます。情報の5Sを後押しする道具徹底することが難しい情報の5S。なかでも情報の整頓はマーケティングに欠かせない要点です。必要な人に必要な情報を必要なタイミングで伝える。それだけのことを徹底するには道具が必要です。そのために欠かせない道具はデータベースとWebサイトです。データベース Push型のメディアを使っての情報提供には顧客データベースが欠かせません。嫌がる人にメールやFAXを送り続けることは論外です。そして、同じ内容のメール...

TOCのダイスゲームを体験してきました

おはようございます。朝起きたらWiFiがつながらず復旧に1時間近く時間がかかってしまいました。ネットにつながらないので原因を調べられませんでした。ネットに頼り切るとこういう時不便ですね。今日は時間もないのでサクッとまとめます。昨日はTOCとMQ会計を学びました。ダイスゲームを通してボトルネックを無くすことの大切さや各工程の最適化の合計が必ずしも全体最適につながらないことを体感させていただけました。 TOCのダイスゲームとは「ザ・ゴール」で有名になったTOC理論を楽しみながら体感できるゲームです。ザ・ゴールのなかでは少年たちが順番にサイコロを振ってマッチ棒を移動させていたゲームです。それぞれがサイコロを振り出た目の数だけとなりからマッチ棒を移動させます。そして最後まで行ったら完成です。参加者をそれぞれ工場の各工程に見立てて、仕掛在庫やリードタイム、納期、欠品など工場内の流れを体感する優れたゲームです。 TOCは理論より実践昨日、個人的にすごく面白く感じたのは、ゲームにのめり込むと1つの指標に気を取られかえって全体最適を忘れてしまう場面があることです。欠品ばかりに気を取られると注文が少ないことを喜んだり、逆に欠品を出さないことばかりに気を取られると仕掛在庫が膨らんでしまったり、上手くいかないのです。参加者の多くはザ・ゴールを読んでいた優れた人ばかりでしたが、それでもボトルネックを集中的にテコ入れし、それ以外の工程はボトルネックの能力以上に生産しないという原則を守るのは難しいと感じました。だからこそ何度も学びスキルアップさせる必要があるのだと思います。いくらで作って、いくらで売るかまたゲームを通してもう一つ感じたことがありました。それは自分が受け持った工程だけでなく前後の工程や工場全体のことに興味を持つのにこのゲームが役立つということです。もっというと製造の人間だけでなく営業や経理など他部門の人と一緒にゲームに参加すると立場を超えた視点での協力の手助けになると思います。本来、商売はいくらで作っていくらで売るか？その両方を考え最適化する必要があります。ユーザーが喜んで買って頂ける最も高い値段。それが最高の値決めです。そのうえで工場はコストダウンや在庫削減、納期遵守に全力を挙げています。しかし、営業が売上アップを目指し値引いて売って...

製造業のWebマーケティング | 宮本栄治

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