議事録は引用するほど価値が出る | 製造業のWebマーケティング | 宮本 栄治
2015年9月11日金曜日

議事録は引用するほど価値が出る

おはようございます。
昨日はひどい水害でした。家に帰ってニュースを見てびっくりしました。これ以上被害が広がらないことを願います。今日のブログは何を書こうかな?そう思って過去のエントリーを読み返していました。去年の10月に”プロジェクトを推進させる議事録の書き方”を書いているのを見つけ、それ以降ちょくちょく議事録について書いていたことに気が付きました。それでも議事録について書いてないことがまだあるのです。議事録を24時間以内に共有するルールを習慣にしてずいぶん仕事の進み方が変わりました。それは議事録の共有に留まらず、何度も議事録を引用して活用していることが原因です。




議事録は引用するほど価値が出る


検証の正当性が確保される

議事録にはプロジェクトの課題や目標、それらを解決・達成するための決定事項がまとめられています。アクションプランが5W1Hで書かれているわけです。ここまでは当たり前。そこに+αして検証方法の5W1Hを加えておくことがお勧めです。事前にメンバー全員で検証方法について合意形成しておくと議事録は強力なツールになります。それがプロジェクトにPDCAを定着させるちょっとした仕掛けなのです。そして議事録に合わせ検証をタスクとしてアラーム設定すればうっかり検証忘れを防ぐことができます。その日は自動的に報告書を作成するスケジュールになるのです。そして報告書はその時点ですでに半ばできているのです。なぜなら議事録に報告書の導入部分はほぼ書かれているからです。議事録から背景、目的、目標、内容(5W1Hも忘れないでくださいね)を抜粋すれば報告書の導入部分は完成です(引用元が●月●日の議事録であることを明記)。次の項目は検証方法です。これも議事録より抜粋し、プロジェクトのキックオフの時点で合意が得られた検証方法であることを明記するのです。これだけのことですが報告書の正当性は揺るぎないものとなります。あとは決められた手順で検証した内容をレポートにまとめるだけ。報告書作りが苦手な人でも半分以上がコピペで出来、なおかつ検証方法も事前に決められているのでとても簡単です。そして、決まったことが確実に検証されるようになるとプロジェクトに緊張感が出て、「言いっ放し」「やりっぱなし」がなくなります。

反論の余地のない課題

議事録に書かれた課題を提案書に引用することでより説得力のある反論の難しい問題提起が行えます。メンバーが集まるミーティングで話し合われた内容が共有されるだけでなく、新しい提案の種になることをメンバーが意識することが大切です。勢いだけの発言、その場限りの発言はありえなくなるのです。議事録から課題を引用するだけで説得力のある提案書作成が可能となるのです。解決方法については反論の余地や異なるアイデアがでて、さらに最善の方法が検討されるので、議論もブレず前向きになりやすいのです。

引用によって高まる当事者意識

議事録からの引用を多用するようになって随分と変わったことがあります。それはプロジェクトメンバーの意識です。他人事のような姿勢で参加する人がいなくなるのです。議事録に書かれたことがどんどん引用され新しい改善に利用される・・・そして必ず検証され共有される・・・そういうことが続くので当事者意識を持たざるを得なくなるのです。そして他人に頼んだことも確実に自分に返ってくるので、本気の案件のみ持ち込まれるという好循環を生んでいます。

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