Moleskineを使った1日5分の習慣

おはようございます。
今日から新しいMoleskineのノートブック（ハードカバー方眼）を使います。これが3冊目。1日1ページ、スケジュールとタスクを書き込み、終了したら線を入れるだけ。やり残したことは青色の線で消し、いつやるか記入します。

1日のはじめにやることはその日の段取りを組むこと。漏れなくタスクとスケジュールを書き出すだけです。一番時間のかかることから取りかかる。そしてムダなタスク、スケジュールを入れない。そのために過去の記録を振り返る。1日5分の習慣を支えてくれるお気に入りの道具です。タスクもスケジュールもGoogleカレンダーで管理してますが、あえて段取りを組み書き出してみる。すると気持ちが落ち着くのです。

• 自分が行うのがベストか？
• 安請け合いをしていないか？
• すでに誰かがやっていないか？
• そのタスクは本当に必要なのか？
• 二度手間になっていないか？
• 手戻りが起こっていないか？
• 本当に面談がベストか？
• 最適な連絡手段は何か？
• 本筋からそれてないか？
• 引用できるデータはないか？
• 他の方法はないか？

そういうことに気をつけながらMoleskineに書き写すのです。1日1ページという制約をつけていますが、びっくりするくらい余白の多いノートにしています。以前はタスクが多く漏れやミスも多かったのですが、今では当時の1/2程度で済んでいるのです。それだけムダが多かったということです。これまでの経験で多くのタスクは過去の資料の再活用で済ますことができたり、社内に埋もれたデータが使えることが多いのです。さらにネット上には多くの情報があるので新規でゼロから作る必要はほとんどないのです。データの蓄積と情報の整理整頓の徹底。仕事の漏れやダブりが劇的に改善します。何度も同じ作業を繰り返し、データを一度で捨ててしまう。本当にもったいないことです。そしてファイルを探す時間のムダ。こういう負の積み重ねが効率を落とし、ミスを起こす原因のひとつかもしれません。Moleskineにスケジュールとタスクを書き写す。そして本当に必要か自問自答する。その習慣によって随分仕事の進め方が変わりました。

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