ミーティングの終了時間を決めるのはマナー

おはようございます。
このところ気になり始めたことがあります。それは打ち合わせの終了時間を共有してなかったのです。スケジュール表には開始時間と終了時間を設定しているのに・・・それを共有していなかったのです。

このミーティングはいつも2時間かかるな。
ヒアリングも甘く、まだ曖昧なことが多いので1時間余裕を持っておこう。
次のミーティングがあるので30分はやく終わらせよう。

そういう風に自分の中では段取っているのに、相手と共有する習慣がなかったのです。本当に自分勝手でした。クライアントごとに暗黙のルールのようなものはありますが、終了時間を明確に決めていないことが問題なのです。

だいたい1時間でこのミーティングは終わるかな
もしかしたら会議長引くかな？

そんな状態では・・・安心して次の予定を入れることができません。終了時間が分かっていれば次の予定を入れることもできる。相手の時間も貴重なのに自分の段取りだけで満足していたのです。シビアに時間厳守で開始しているのに終了時間は曖昧。集中して密度を上げるためにも終了時間を決めて守る必要があります。それが5分の打ち合わせであっても、事前に決め時間内に最大限のパフォーマンスを出す。日程調整のやり方から直そうと思います。開始時間と議題だけでなく、忘れずに終了時間も共有する。お互いに事前準備を充実させるために議題はできるだけ詳しくテキストにまとめ共有する。普段できていることも忙しくなってくると時間を惜しみ口頭で済ませてしまいかえって質を落としロスを出すことがあるのです。気がついたら即行動。今から始めます。でもなんで終了時間を決めてなかったんだろうと思います。時間がタイトなときは、事前に根回しするのに・・・・・・次の予定に間に合うよう気をつけているのに・・・・・・相手の予定にも同じように気を配れてなかったということ。貴重な時間を頂いているのに考えが至りませんでした。だからお互いの次の予定に余裕をもって間に合わせるためにも、事前に終了時間を決め共有することをマナーにしたいと思います。

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