ミーティングはプロジェクトの一部分 | 製造業のWebマーケティング | 宮本 栄治
2016年5月26日木曜日

ミーティングはプロジェクトの一部分

おはようございます。
ぼちぼち6月のスケジュールの空きが減ってきました。
緊急性の高いもの、重要度の高いもの以外はなるべく避けようと思います。

といっても毎日アポイントが入っているわけではありません。
週に3件程度のアポイント。
それ以上入れないことにしているんです。

アポイント管理がとても大切。
多ければいいというわけではありません。

仕事に応じアポの適量を掴む必要があります。
自分の場合は最大30%までにアポを留めています。

ミーティングはプロジェクトの一部分



アポといっても大半はミーティング。
ミーティングばかりではプロジェクトがうまく回らないのです。
だから週3件ほどのアポに留めているのです。

ミーティング以外の時間のほうが実は大切。
準備、実行、後片付けのバランスを保つための時間配分です。

ミーティングの準備はひとりではできません。
参加者がそれぞれ準備してこそ良質なミーティングになります。

目的、役割分担、準備項目、ゴールを共有しなければなりません。
ミーティングの成否は事前準備でおおむね決まります。

「今日は何の会議だっけ?」

一人でもそういう人がいるとほぼ失敗に終わるのです。

そうです。

誰がミーティングに参加すべきか!
それも忘れてはなりません。
そして参加者全員が準備をしてミーティングに臨むことが大切。

本番はそれぞれの意見を出し合って意思決定するだけです。
そして決定事項が速やかに実行されるよう担当とスケジュールを決める。
そして議事録を残し忘れることのないように共有する。

「いつまでに」「誰が」「何をする」
しっかりと文章に残すのです。
そして忘れてはならないのが検証方法。
成否の判断基準を決め検証方法も共有します。

そのあとは決定されたことが予定通り進んでいるか?
確認をしながら問題が起こったら調整していきます。

予定通りに検証を行いメンバー間で共有する。
そしてノウハウを溜め次に生かす。

このようなプロセスを踏んでいくので
スケジュールの大半が準備と後片付けに使われます。
ミーティングはその長いプロセスの一部なのです。

だからミーティングばかりだと生産性が上がらないのです。
準備と後片付けを充実させれば自然と生産性は上がります。

そうです。
大切なのは「準備」と「後片付け」。

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