ミーティングはプロジェクトの一部分

おはようございます。
ぼちぼち6月のスケジュールの空きが減ってきました。緊急性の高いもの、重要度の高いもの以外はなるべく避けようと思います。といっても毎日アポイントが入っているわけではありません。週に3件程度のアポイント。それ以上入れないことにしているんです。

ミーティングばかりでは仕事が進まない

アポイント管理がとても大切。多ければいいというわけではありません。仕事に応じアポの適量を掴む必要があります。自分の場合は最大30％までにアポを留めています。アポといっても大半はミーティング。ミーティングばかりではプロジェクトがうまく回らないのです。だから週3件ほどのアポに留めているのです。ミーティング以外の時間のほうが実は大切。準備、実行、後片付けのバランスを保つための時間配分です。

成否は事前準備で決まる

ミーティングの準備はひとりではできません。参加者がそれぞれ準備してこそ良質なミーティングになります。目的、役割分担、準備項目、ゴールを共有しなければなりません。ミーティングの成否は事前準備でおおむね決まります。「今日は何の会議だっけ？」一人でもそういう人がいるとほぼ失敗に終わるのです。そうです。誰がミーティングに参加すべきか！それも忘れてはなりません。そして参加者全員が準備をしてミーティングに臨むことが大切。本番はそれぞれの意見を出し合って意思決定するだけです。そして決定事項が速やかに実行されるよう担当とスケジュールを決める。そして議事録を残し忘れることのないように共有する。「いつまでに」「誰が」「何をする」しっかりと文章に残すのです。そして忘れてはならないのが検証方法。成否の判断基準を決め検証方法も共有します。

「後片付け」にほとんどの時間を使う

そのあとは決定されたことが予定通り進んでいるか？確認をしながら問題が起こったら調整していきます。予定通りに検証を行いメンバー間で共有する。そしてノウハウを溜め次に生かす。このようなプロセスを踏んでいくのでスケジュールの大半が準備と後片付けに使われます。特に決まったことを実行する「後片付け」にほとんどの時間を使うことになります。ミーティングはその長いプロセスの一部なのです。だからミーティングばかりだと生産性が上がらないのです。準備と後片付けを充実させれば自然と生産性は上がります。そうです。大切なのは「準備」と「後片付け」。

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