我田引水のような資料にしない

おはようございます。
他の人の作った資料に目を通すのは本当に勉強になります。良い点を学ぶこともそうですが、わかりにくさや矛盾、そして、作成者の意図が透けて見える時があるのです。

データと解釈は分けておく

データを都合よく解釈し、我田引水のような資料にならないよう細心の注意をする必要があるのです。そうしたうえで主張したいことがあれば裏付けデータを用意し、反論や疑問を想定し、その根拠を用意しておく必要があります。そのうえでシンプルでパッと見て理解でき、行動を促す資料が理想。そして最低限のマナーとしてデータと解釈は分けておく。データと解釈をごちゃまぜにするのは受け手の正しい判断を阻害する要因です。またデータは多ければいいというものでもありません。資料の役目に応じ必要なデータを過不足なく提示する。不足するときはデータが用意できなかったことを説明する。「役に立ちたい」「評価を上げたい」「ビジネスにつなげたい」など気持ちばかりが強くなると、客観的なデータの解釈に偏りが生じてしまうのです。だから、主観的な「思い」と客観的な「データ」を分け必要があるのです。

大切なのは目標や目的の共有

そしてパートナーとして認めてもらうために大切なことがあります。それは目標や目的の共有を積み重ねていくこと。議事録や提案書に目的や目標を明記しクライアントから承認していただく。その公式文章をその後の資料で引用する。このひと手間で資料の権威は高まり、信頼性は向上します（その分責任も重くなることを忘れてはいけません）。クライアントにとって良い資料は目的・目標を達成するためのもの。だから目標・目的を共有しておかなければクライアントを動かす資料はできないのです。自社の評価を上げることやビジネスにつなげがることばかり考えた資料が成果を上げない理由はそこにあります。

時間を空けて熱を冷ましてチェックする

自分のことと同じように相手のことを考えなければ、資料は受け入れられずクライアントの行動につながらないのだと思います。それでは資料を作る労力はムダになってしまう。だから相手のことを真剣に考えれば、自分のためになります。思いが強くなればなるほど、客観性を維持するのが難しくなる。だから作った資料は完成してもすぐ提出せず、第3者に見てもらったり、時間を空け熱を冷ましてからセルフチェックを行うのがお勧めです。

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