有意義なミーティングにするために必要なこと

おはようございます。
今週は打ち合わせが続きます。打ち合わせにかかる何倍もの時間を準備に使うので少しタイトです。この時期は毎年こうです。それでも時間の使い方と段取りが以前よりマシになっているので自分のペースは守れています。それにしても仕事が途切れないということはありがたいことです。こういう時こそ種まきも忘れないようしたいと思います。

人数×3倍以上の時間を使っている！？

ミーティングは本当に大切です。時間を使い複数の人間が集まるからにはそれに見合った成果を出さなければなりません。それぞれが準備しているので、実際にはミーティング時間の何倍もの時間と労力がかかっているのです。それだけではありません。決まったことを共有するだけでなく実行しなければなりません。だから人数×打ち合わせ時間ではなく、「準備」「実行（ミーティング）」「後片付け（実行・報告）」の3倍以上の時間を使っているのです。だから、何も決まらないなんて絶対避けたいんです。決定しても正しく実行しなければ生産性は限りなくゼロに近づく。決まったことは正しく実行する。そして結果を報告する。ここまでがひとまとまり。

準備と後片付けの時間を確保する

やっぱり「準備」「実行」「後片付け」なんだと思います。特に準備にこだわるので、打ち合わせはなるべく1週間以上先にスケジューリングするようにしています。打ち合わせ後のスケジュールにも余裕を持たせ、決まったことを速やかに実行できる環境をはじめから整えておく。だから基本的に連続でミーティングを組むことも極力避けています。それでも客商売だから100％コントロールできません。クライアントの緊急度やスケジュールを優先し、自分の段取りも組む。相手の都合を配慮しなければならないけど、一番大切なことは打ち合わせの質をあげること。そのために必要な準備ができないスケジュールならリスケを要求する。相手のスケジュール優先することで準備の質が落ちるようでは本末転倒。そうしたことを理解してもらうことも忘れてはならないと思っています。

締め切り厳守がカギ

そして打ち合わせで決まったことを各自が実行し共有しプロジェクトを進めていく。スケジュールを共有し進めていくことが大切。小さな仕事だとそうしたことを端折りがちだけど、メンバー間でのスケジュール共有が基本。多くの場合、メンバー間の役割はリレーのようにつながっているので一つズレるだけで全員のスケジュールが狂ってくる。これは本当に大きなロスになる。だからこそスケジュールには適切にマージンを計算し、全員が締め切りを守る。特に締め切りが決まっていない簡単なことはすぐに対応する。しばらく打ち合わせが続くので注意して自分の役割を全うしたいと思います。一人で仕事はできない。そういう当たり前のことを突き詰めて行動したいと思います。

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