議事録は不可欠 | 製造業のWebマーケティング | 宮本 栄治
2017年9月12日火曜日

議事録は不可欠

おはようございます。
昨日も充実したミーティングができました。参加者全員がやるべきタスクを持ち帰り次回ミーティングまでに実行し、経過を共有しながらプロジェクトを進めていこうと思います。なぜプロジェクトを進める必要があるのか?主要メンバーだけでなく関係者全体に主旨と重要性を認識してもらい他人事でなく、自分事にしてもらう。そのためにどう動くのか?アイデアを行動に移そうと思います。

議事録は不可欠


事務処理の後回しが経験の共有化を阻害する

このプロジェクトでも過去の議事録が重要な役割を果たしています。過去のプロジェクトから問題が起こりそうな箇所に見当がつくようになってきたのです。そこを重点的にケアできるのです。失敗を糧にするために過去のデータは不可欠。記録がなければ過去の経験から学ぶことは難しくなります。記録があれば当事者でなくとも経験をトレースすることができます。記録を取るのを面倒と思うか不可欠を思うかで先々の結果は大きく差が出ます。記憶があいまいになる前にできるだけ早く記録を残しておく。いちいち迷わないように記入フォームを決めておく。そうすることで記入負担が減るだけでなく、読み返しもスムーズになります。仕事の基本ではありますが、中小企業ではマンパワー不足や顧客からの急な要望への対応などで直接業務に影響しない事務処理が後回しにされがち。経験を共有財産に昇華する障害になっています。

打ち合わせの見える化を定着する

だから、打ち合わせの見える化がコンサルティングの重要なテーマになっています。依頼されていなくても議事録を書き起こし、内容確認を依頼する。5W1Hを明確にし、その後の結果も記録する。その積み重ねが”やりっぱなし”や”自然消滅”を減らすのです。決まったことをやり抜き結果を検証し共有する。そうした当たり前のことをバカみたいにちゃんとするためのちょっとした仕掛けなのです。何もすごい仕掛けがあるわけではありません。普通のことをきちんとこなす。手を抜かないということが大切。やはり、そのためには時間の確保が非常に重要だと感じています。業務のムダ・ムラ・ムリを減らし自由に使える時間を作ること。そうすることが打ち合わせの見えるかを定着させる第一歩ではないでしょうか。

まとめ

たかが議事録、されど議事録ですね。できる限り誰でも見れる状態にすることでいい緊張感が打ち合わせに生まれ、最高のうやむや、やりっぱなし対策になります。

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