返事待ちや飛び込みの依頼に対策を打っておく

おはようございます。
2月も残り少なくなってきました。春が近づいています。何をしていても確実に時間は過ぎていく。季節の変化がそんなことを教えてくれます。返事待ちの案件が溜まり少し落ち着きませんが相手あっての仕事。待ってみようと思います。

返事を保留しない

こうして思いつくままに書いておくことで毎日のタスクに集中できます。不思議なものです。そして、1年前のブログを読み返し”やり忘れ”や”やりっぱなし”を減らしています。そんな中で最近気をつけていることがあります。それは返事を保留しないこと。すぐ回答できないときは期限を伝え、なるべく早く返事すること。そして正しく回答すること。返事待ちの案件が溜まると本当に段取りが難しくなるのを痛感しているからです。だから相手には迷惑をかけないようにしたいのです。案件が重なった状態であればあるほど返事待ちが大きなボトルネックになるのです。それが小さなことであっても全体に影響は広がったりします。前工程の遅れは後工程にしわ寄せを回します。自分のところで仕事を滞留させない。そのためにも返事はなるべく早く、そして返事待ちを極力減らすように工夫しています。

スケジュールを共有する

スケジュールの公開もその一環。目的は日程確認の連絡自体をなくすこと。これで相手が返事待ちで困ることはあり得ません。スケジュールが空いていたら確認なしでOKと明言しているのです。社内ではスケジュールは公開し、簡単に日程調整できる環境にしています。プロジェクトが大きくなるにつれメンバーが増え日程調整が難しくなるのです。だから日程調整のわずらわしさを少しでも減らすようスケジュールを共有しています。しかし、社外の人にはスケジュールを公開するわけにもいきません。だから、レスポンスを極力速くしています。そのせいか内心相手にも早いレスポンスを求めがち。良くないですね。気をつけようと思います。相手にも事情があるはず。そういったことを想像して気を配ろうと思います。それからメンバーは最小限の人数にする。大切なことです。メンバーが多ければ多いほど日程調整が難しくなり、且つ個々の参加意識も希薄になりがち。上手く進まないプロジェクトはメンバーが多すぎることがよくあります。

重要なテーマを優先する

スケジュールを公開するとマイナス面もあります。それは自分のペースで段取りが難しくなること。どんどん予定が埋まってしまい重要だけど緊急性の低い仕事が後回しになりがちになるのです。それが嫌で一定時間は何もなくてもスケジュールを確保するようにしています。そうしないと日々の忙しさに流されるだけになるからです。緊急性は低いけど重要なテーマのために使う時間をあらかじめスケジュールに組み込んでいるのです。緊急対応が必要な仕事が入り予定を変えることもありますが、予定を組むときはそうしたテーマを後回しにしないよう優先しています。どうしても生じがちな返事待ちや飛び込みの仕事。予め対策を打っておくことが大切ですね。今日も1日頑張っていきましょう。

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欠点をあげつらうことなく、臭いものに蓋することなく

おはようございます。自社サイトって意外と見ていない人が多いもの。日ごろ仕事をしていて感じることです。だから、不具合や古い情報を垂れ流しのままにしているサイトがなくならないのかもしれません。ユーザー目線は難しいだから、自社サイトをじっくり見れば問題に気がつき成果が上がる・・・そんなこともありません。どうしても主観的なチェックになりがちで問題を見逃すことがでてくるもの。そして問題をみつけても改善方法がわからない・・・。問題が多すぎてどこから手を付けるべきかわからない・・・。そういう時に声がかかることが多いように思います。よく”ユーザー目線で見ることが大切”といわれていますが、これがなかなか難しい。だから、お声がかかったときはクライアントの代わりにチェックするのが自分の役割だと思っています。ユーザーになりきるなんてできないのです。思い入れのある製品・技術、そして改善活動の積み重ね・・・多くの経験と苦労が客観視することを邪魔します。それができるならWebサイトでも成果は出せるはず。というよりもユーザー目線になれるなら製品開発も営業も大抵うまくいく。分かっているけどできないことの典型なのです。だからクライアントに「ユーザー目線で自社サイトを見なきゃダメ。」とは言いません。私にできることはユーザー目線は難しいけど、事情を知らない第三者として素直にサイトを見ることです。感じたことをそのままお伝えしない自社サイトをユーザー目線で客観的に見ることが難しいから第三者の意見が求められるのです。大人の事情を知らない・気にしない。それもユーザー目線に近づくための必要条件のひとつ。製品に対する思い入れや愛情もユーザー目線には不要です。固定観念や思い入れは邪魔になるだけ。見たまま、感じたまま、そして、アクセスデータから客観的な事実を抽出する。でも、感じたことをそのままお伝えすることはしないんです。感じたこと・気がついたことを忘れないように整理しながらどう伝えたら改善行動につながりやすいのか？また、悪い指摘ばかりして、感情的な拒絶をされ建設的な話ができなくならないように細心の注意をしています。長所を見つけ伸ばしていく基本的には悪い指摘だけで終わらせない。クライアントの良さが伝わる具体的な改善案を合わせてお伝えする。そして、悪い面だけなくクライアントが気...

必要な人に必要な情報を必要なタイミングで届ける

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おはようございます。朝起きたらWiFiがつながらず復旧に1時間近く時間がかかってしまいました。ネットにつながらないので原因を調べられませんでした。ネットに頼り切るとこういう時不便ですね。今日は時間もないのでサクッとまとめます。昨日はTOCとMQ会計を学びました。ダイスゲームを通してボトルネックを無くすことの大切さや各工程の最適化の合計が必ずしも全体最適につながらないことを体感させていただけました。 TOCのダイスゲームとは「ザ・ゴール」で有名になったTOC理論を楽しみながら体感できるゲームです。ザ・ゴールのなかでは少年たちが順番にサイコロを振ってマッチ棒を移動させていたゲームです。それぞれがサイコロを振り出た目の数だけとなりからマッチ棒を移動させます。そして最後まで行ったら完成です。参加者をそれぞれ工場の各工程に見立てて、仕掛在庫やリードタイム、納期、欠品など工場内の流れを体感する優れたゲームです。 TOCは理論より実践昨日、個人的にすごく面白く感じたのは、ゲームにのめり込むと1つの指標に気を取られかえって全体最適を忘れてしまう場面があることです。欠品ばかりに気を取られると注文が少ないことを喜んだり、逆に欠品を出さないことばかりに気を取られると仕掛在庫が膨らんでしまったり、上手くいかないのです。参加者の多くはザ・ゴールを読んでいた優れた人ばかりでしたが、それでもボトルネックを集中的にテコ入れし、それ以外の工程はボトルネックの能力以上に生産しないという原則を守るのは難しいと感じました。だからこそ何度も学びスキルアップさせる必要があるのだと思います。いくらで作って、いくらで売るかまたゲームを通してもう一つ感じたことがありました。それは自分が受け持った工程だけでなく前後の工程や工場全体のことに興味を持つのにこのゲームが役立つということです。もっというと製造の人間だけでなく営業や経理など他部門の人と一緒にゲームに参加すると立場を超えた視点での協力の手助けになると思います。本来、商売はいくらで作っていくらで売るか？その両方を考え最適化する必要があります。ユーザーが喜んで買って頂ける最も高い値段。それが最高の値決めです。そのうえで工場はコストダウンや在庫削減、納期遵守に全力を挙げています。しかし、営業が売上アップを目指し値引いて売って...

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