きれいな資料が正解とは限らない

おはようございます。

仕事とプライベートどちらもイベントが続きそうです。こういう時こそ注意が必要。段取りをしっかりして丁寧にひとつづつ進めていこうと思います。最近、自分の説明が丁寧じゃないなあと反省することがあったのです。それは資料作りのアドバイスが雑だということ。

目的によって資料作りの正解は違う

普段何気なく提出しているレポートの数々。意識せずに使い分けています。例えばプレゼン用だったらできる限り文字数を減らす。文字が多いと資料を読むために下を向く人が増え肝心のプレゼンに集中してもらえないからです。あくまでも資料はプレゼンの補助に徹するわけです。そして稟議が必要なクライアントには社内回覧を意識し説明せずとも読めばわかる資料を目指します。反対意見を想定しその対策も打っておきます。また、ワンマン経営者が相手なら結論を手短にが原則（相手の性格に応じアレンジは必要ですが）。基本的には厚い資料は敬遠されます。資料は1枚で十分。費用と効果が一目でわかればいいのです。またヒアリング用の資料は手書きがお気に入り。相手の意見・考えを引き出すのに都合がいいのです。またちゃぶ台返しを防ぐには議事録を引用する資料も有効です。だからデザインもプレゼンもすべて用途や狙いによって違うものになります。それらを無意識のうちに使い分けていたのです。これを他人に伝えることが難しいと痛感しています。手書きのデザインが正解の時もあるし、箇条書きで十分な時もあるし、場合によってはメモが正解の時だってあるのです。当然デザインにこだわるべき時もある。構成もその資料の役目や狙いによって最適解は変わる。そんな説明をもっと丁寧にすべきだと感じるようになりました。丁寧に説明しないと「あんなにデザインにこだわれって言っていたのに、自分は手書きじゃん？？？」こういう風に思われているかもしれません。

資料作りも「誰に」「何を」伝えたいのかが大切

要するに資料作りも大切なことは一緒。まずは目的・目標を明確にすること。そして「誰に」「何を」伝えたいのか？がスタート。それに応じてデザインも構成も全く異なります。それから大切な視点はもう一つ。依頼されて作る資料か？自分の意思で作る資料かということ。自分発信の資料は比較的簡単。自分の伝えたいメッセージを明確にし相手の性格や会社内でのポジションを理解したうえで表現方法を検討すればいいのです。しかし、依頼されて作る資料は工夫が必要。依頼した人が最終的な読み手でないこともあるからです。真のターゲットが抱える問題や課題は何なのか？真意を深読みしなければいいものは作れません。そして資料を依頼した人のメリットは何か？そこまで配慮できていればベスト。リクエストに応えたつもりでも相手の真意がつかめてなければ評価されることはありません。

レポート提出はゴールでなくスタート

アクセス解析レポートも同じです。定期レポート、現状分析レポート、結果検証レポート、原因把握レポートなど。そのレポートの目的は何か「誰」に「何を」伝えたいのか明確にすることが先決。それらの狙いに応じて強調したいデータをあえて空欄にして相手にメモさせる・・・そんな使い方をすることだってあるのです。また提出する場所や集める人数メンバー選定も大切。こうした配慮なしに資料を作っても行動につながるレポートは作れません。

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